Vai trò Thư ký công ty chưa được hiểu đúng

Mùa đại hội đồng cổ đông thường niên hàng năm thường cũng là lúc các mâu thuẫn và tranh chấp nội bộ giữa các nhóm cổ đông hay giữa các nhóm cổ đông với hội đồng quản trị phát sinh, mà nguyên nhân nổi bật là do xung đột lợi ích.

Đây là nguy cơ tiềm tàng ở nhiều công ty cổ phần và cách ngăn ngừa nó là thực hiện cải tổ trong quản trị doanh nghiệp theo chuẩn mực quốc tế.

Nói đến nâng cấp hoạt động quản trị doanh nghiệp, không thể bỏ qua việc chuyên nghiệp hóa vai trò của thư ký công ty, nói cách khác, đây chính là bước đầu tiên và không thể thiếu trong chuỗi hành động cần thực thi để cải thiện quản trị doanh nghiệp.

Vai trò thư ký công ty – Nhân vật siêu quyền lực

Về vai trò của thư ký công ty, cuốn cẩm nang của IFC đã mô tả rất cô đọng: “The Corporate Secretary – The Governance Professional” tạm dịch là “Thư ký công ty – nhà quản trị chuyên nghiệp”.

Tại một hội thảo chuyên đề “Vai trò thư ký công ty trong định hình thành công của tương lai” được tổ chức vào năm 2019 tại Hà Nội, các chuyên gia cũng có chung nhận định rằng thư ký công ty đóng một vai trò thiết yếu trong quản trị công ty và quản lý công ty về mặt hành chính.

Vai trò, vị trí của thư ký công ty được quy định chính thức trong Luật Doanh nghiệp 2014, Nghị định 71 của Chính phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng, Thông tư số 95 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều của Nghị định 71.

Điều 18 Nghị định 71 và Thông tư 95 có quy định người phụ trách quản trị công ty cũng là người có thể kiêm nhiệm làm thư ký công ty, và phải đáp ứng các tiêu chuẩn: là người có hiểu biết về pháp luật, không được đồng thời làm việc cho công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty; đáp ứng các tiêu chuẩn khác theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty và quyết định của hội đồng quản trị.

Luật Doanh nghiệp, điều 152, khoản 5 và Nghị định 71, điều 18 có quy định về các quyền, nghĩa vụ của thư ký công ty liên quan đến bốn nhóm chức năng chính: tư vấn, quản trị, truyền thông và tuân thủ, bao gồm:

Tư vấn và hỗ trợ cho hội đồng quản trị và chủ tịch hội đồng quản trị trong việc tổ chức họp đại hội đồng cổ đông; chuẩn bị các cuộc họp hội đồng quản trị, ban kiểm soát và đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của hội đồng quản trị hoặc ban kiểm soát; tư vấn về thủ tục của các cuộc họp; tư vấn thủ tục lập các nghị quyết của hội đồng quản trị; tư vấn và hỗ trợ thành viên hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.

Hỗ trợ hội đồng quản trị trong việc áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty.

Hỗ trợ công ty tuân thủ đúng các nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính; cung cấp các thông tin tài chính, bản sao biên bản họp hội đồng quản trị và các thông tin khác cho các thành viên hội đồng quản trị và kiểm soát viên; giám sát và báo cáo hội đồng quản trị về hoạt động công bố thông tin của công ty.

Thiết lập và duy trì quan hệ giữa hội đồng quản trị, công ty và cổ đông: hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông; và bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

Với các mô tả trên, có thể nói thư ký công ty nắm giữ vai trò, vị trí tối quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty niêm yết. Thư ký công ty là người phải “đội” khá nhiều cái mũ chuyên gia trên đầu: chuyên gia quản trị, chuyên gia tư vấn, chuyên gia hành chính, chuyên gia quản trị thông tin và truyền thông, chuyên gia quan hệ cổ đông, chuyên gia pháp lý và cả chuyên gia hòa giải!

Và vì đội trên đầu nhiều cái mũ quan trọng, gánh nhiều trách nhiệm, lại là người tiếp cận trực tiếp và toàn diện mọi bí mật, bí quyết kinh doanh của công ty, thư ký công ty cũng chính là nhân vật siêu quyền lực!

Thực tế ở Việt Nam, một số công ty niêm yết đã “sắm” cho doanh nghiệp mình một người hoặc một ban thư ký chuyên nghiệp. Tuy vậy, qua các trải nghiệm thực tiễn của cá nhân (cả ở vai trò luật sư, thư ký công ty niêm yết và huấn luyện công tác thư ký cho công ty niêm yết) và quan sát cách đa số doanh nghiệp mô tả công việc, tuyển chọn và bố trí công việc cho thư ký công ty hoặc thư ký hội đồng quản trị, người viết nhận định phần lớn doanh nghiệp chưa thật sự nhận thức đầy đủ về vai trò và chức năng của thư ký công ty.

Điều này cũng phản ánh khách quan mức độ chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp Việt Nam nói chung, và quản trị công ty đại chúng nói riêng.

Có không ít doanh nghiệp xem chức năng thư ký thuần túy chỉ là một công việc hành chính như đánh máy biên bản, photo, truyền đạt chỉ thị…! Vì nhận thức như vậy, cho nên, không ít các cuộc họp hội đồng quản trị được “người đánh máy” ghi nhận lại hoặc là một cách thật thà đến ngây ngô, hoặc lộn xộn khó hiểu, hoặc không phản ánh trung thực, khách quan diễn biến của sự kiện.

Cũng có không ít thông báo, quyết định, nghị quyết đưa ra hoặc bị sai sót về hình thức văn bản, hoặc lộn xộn và mâu thuẫn về bố cục và nội dung, mà công ty sau đó phải cải chính, đính chính, thậm chí chịu phạt do vi phạm các quy định của pháp luật về công bố thông tin.

Chẳng hạn như một trường hợp công bố thông tin mà người viết đã chứng kiến, đó là việc công bố quyết định thay đổi nhân sự quản lý cấp cao của một công ty niêm yết, do người này muốn nghỉ việc và được đồng thuận bởi công ty, nhưng thông điệp truyền đi lại đem đến cách hiểu là nhân sự cấp cao này bị cho thôi việc.

Một thư ký chuyên nghiệp không chỉ giúp cho hoạt động quản trị điều hành doanh nghiệp được trôi chảy, hiệu quả, mà còn có thể giúp dung hòa được các xung đột trong quản trị, điều hành doanh nghiệp. Thư ký, vì vậy phải vừa giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, vừa am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, vừa có ý thức trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp ở mức cao nhất.

Có thể nói, thay đổi cách nhìn nhận về vai trò của thư ký công ty chính là bước tối quan trọng trong toàn bộ quy trình cải tiến hoạt động quản trị doanh nghiệp tại các công ty đại chúng theo thông lệ tốt nhất.

Có thể có những lo ngại về việc tìm đâu ra một con người có thể đội được cùng lúc nhiều cái mũ như vậy, và nếu có, thì liệu có khả năng xảy ra việc lạm quyền khi được trao quá nhiều quyền lực?

Người viết cho rằng, gốc của vấn đề là thay đổi nhận thức về quản trị doanh nghiệp nếu muốn đưa doanh nghiệp đi đường dài và phát triển bền vững. Nhận thức đúng thì sẽ có định hướng tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự đủ tố chất, năng lực, kỹ năng để thực hiện vai trò đó, cũng như sẽ xây dựng được cơ chế kiểm soát hiệu quả để tránh các hành vi lạm quyền, tham nhũng.

Bên cạnh nhận thức của các chủ doanh nghiệp (cổ đông), đội ngũ quản trị và điều hành, bản thân người theo đuổi nghề thư ký công ty cũng cần phải ý thức rõ về vai trò, vị trí, nhiệm vụ, các yêu cầu của thời đại về kỹ năng và phẩm chất của nghề này.

Các mâu thuẫn, tranh chấp xảy ra có thể không phải do doanh nghiệp thiếu một thư ký chuyên nghiệp. Tuy vậy, những mâu thuẫn có thể được hạn chế, giải tỏa từ rất sớm nếu xung đột lợi ích được kiểm soát thông qua việc thiết lập và vận hành cơ chế quản trị công ty theo các thông lệ tốt nhất, mà trong cơ chế đó, thư ký công ty có đủ năng lực, được trao các quyền, và thực thi được đầy đủ vai trò của thư ký công ty.

Theo TBKTSG